Auftragsabwicklung
In diesem Kapitel wird Nützliches zur Abwicklung von Aufträgen besprochen. Wir wollen die Seite mit dem leicht provokanten Titel „WOMIT SIE RECHNEN MÜSSEN“ überschreiben. Mit den nachfolgenden Schlagwörtern erreichen Sie die einzelnen Themen.
Termine / Lieferzeiten
Im Allgemeinen können Sie davon ausgehen, dass bei uns angelieferte und vorher avisierte Ware innerhalb von 5 Arbeitstagen wieder zur Verfügung steht. Es kann aber durchaus auch schneller gehen.
Wichtig ist für unsere Bearbeitungszeiten ein guter und rechtzeitiger Informationsfluss: Lassen Sie uns bitte frühzeitig wissen, wann Sie welchen Beschichtungsbedarf haben. Am besten etwa eine Woche vor Ihrem geplanten Anlieferungstermin. Wir vereinbaren dann telefonisch mit Ihnen genaue Anlieferungs- und Abholungszeiten, auf die Sie sich verlassen können. So wird Ihre Produktion besser planbar und Ihre eigene Lieferterminsicherheit erhöht. Sie wissen schon im Vorfeld, wann Sie Ihre Ware wieder im Haus haben.
Ware dagegen, die uns unangemeldet erreicht, muss warten, bis in der Produktionsplanung Freiraum ist, denn abgesprochene und bestätigte Termine müssen auf jeden Fall eingehalten werden. So können aus 5 Tagen Bearbeitungszeit je nach Auftragslage auch leicht 10 oder 14 Tage werden. Sie werden das verstehen. Wir betreiben ein hektisches Geschäft, im Regelfall sind wir die letzten in der Produktionskette. Fast alles, was man uns „zum eben mal Beschichten“ übergibt, ist brandeilig. Nicht zuletzt deshalb ist unsere Produktionsplanung nie statisch, sondern ständigen Veränderungen unterworfen. Mehrfach täglich wird wegen sich ändernder Notwendigkeiten der Produktionsplan geändert.
Es kann also durchaus sein, dass Ware, die Sie uns mit Termin „Übermorgen“ übergeben haben, schon kurz nach Eintreffen in unserem Hause beschichtet wird. Deshalb ist es ausgesprochen wichtig, dass alle notwendigen Informationen, die den Auftrag betreffen, schon bei der Anlieferung zur Verfügung stehen.
So viel zu Terminen und Lieferzeiten. Nun kommen wir zu Anlieferungen und …
Anlieferungszeiten
Von Montags bis Freitags sind wir für Sie da. In der Zeit zwischen 7:00 und 16:00 Uhr stehen kompetente Mitarbeiter zum Be- und Entladen und zur Erstellung der notwendigen Papiere zur Verfügung. Außerhalb dieser Zeiten können wir einen geregelten Ladeverkehr nicht garantieren. Sollten Sie also, aus welchen Gründen auch immer, zu anderen Zeiten liefern oder abholen wollen, sprechen Sie bitte die Möglichkeiten dazu mit uns ab. In Sonderfällen kann es sein, dass wir Freitags ab etwa 15:00 Uhr schwänzen. Deshalb besser eben anrufen!
Während unserer Mittagspause, üblicherweise von 13:00 bis 13:30 Uhr be- und entladen wir nicht!
Um zügiges Laden zu gewährleisten, sollten Ihre Waren „staplerfähig“ gestaut sein. Um nach dem Abladen auch weiterhin für Sie tätig sein zu können, brauchen wir Informationen. Deshalb bitte…
Anlieferungspapiere
beifügen oder aber den Überbringer der Ware zu folgenden Punkten genau instruieren:
- in welcher Farbe soll beschichtet werden
- sollen zusätzliche Leistungen, wie z.B. Strahlen, Maskieren, Tempern, 2-Schicht-Lackierungen erbracht werden
- wo werden die beschichteten Gegenstände eingesetzt
- sonstige wichtige Informationen, ggfs. auch Terminwünsche, sofern noch nicht im Vorfeld besprochen
Aus diesen Informationen wird dann sofort ein Beschichtungsauftrag erstellt, der alle wesentlichen Angaben enthält. Dem Überbringer der Ware wird eine …
Auftragsbestätigung
übergeben, die Sie dann zeitnah auf Richtigkeit prüfen können und auch prüfen sollten. Bitte gönnen Sie uns die wenige Zeit, die wir benötigen, diese Papiere anzufertigen – auch in Ihrem Interesse. Sollten wir, aus welchen Gründen auch immer, die AB nicht an den Überbringer aushändigen können, geht Ihnen das Papier per Mail zu. Kein Auftrag ohne Auftragsbestätigung! Deshalb benötigen wir bitte auch Ihre Mailadresse.
Noch etwas: Falls mit einer Anlieferung verschiedene Farbtöne in Auftrag gegeben werden, ist es sehr hilfreich, die Partien auch räumlich getrennt zu packen und jeweils entsprechend zu kennzeichnen. Einfache Zettel an die Ware angehängt mit beispielsweise der RAL-Nummer genügen und minimieren die Gefahr von Fehlbeschichtungen.
Ein klares Wort dazu: Für Fehlbeschichtungen und sonstige Fehler, die aufgrund nicht ausreichender Anlieferungspapiere oder auch unwidersprochener Auftragsbestätigungen entstehen, lehnen wir jede Haftung ab.
Immer wieder kommt es leider vor, dass uns Waren überbracht werden oder einfach in der Warenannahme abgestellt werden, von denen niemand weiß, wie mit ihnen zu verfahren ist. Und so manches Mal bringen uns auch zeitraubende Recherchen nicht weiter, im schlimmsten Fall ist der zugehörige Kunde nicht zu ermitteln. Auch kommt es vor, dass solche Waren bei der Vielzahl der hier lagernden Artikel nicht beachtet werden, unangenehm aber verzeihlich, meinen wir. Erst der dann unvermeidliche Anruf des Kunden bringt uns auf die richtige Fährte – viel zu spät allerdings.
Bitte bedenken Sie: Wir wickeln täglich eine große Anzahl verschiedenster Aufträge mit unterschiedlichen Farben, Volumen und Teilegeometrien ab. Für die zügige, kundenorientierte Erledigung all dieser Aufträge ist es deshalb unerlässlich, um die hier lagernden Waren Bescheid zu wissen.
Wichtiges Kriterium für die Qualität unserer Beschichtungen ist auch der …
Anlieferungszustand
Ihrer Waren. Diesen prüfen wir gewöhnlich stichprobenartig bei Anlieferung und machen bei Auffälligkeiten auf mögliche Probleme aufmerksam. Aber wir können eben nur Stichproben machen. Deshalb wollen wir im Folgenden auf immer wieder auftretende Dinge einmal besonders eingehen.
Grundsätzlich gilt: Unsere Beschichtungen können nur so gut aussehen, wie das uns übergebene Rohprodukt. Kosmetik ist zwar möglich, aber immer teuer und meistens teurer als der Kunde wünscht. Verstehen Sie uns bitte nicht falsch. Wir wollen nicht schulmeistern, sondern wohlgemeinte Hinweise geben, die a) Ihre Kosten senken und/oder b) die Qualität Ihres Produktes sicherstellen.